Privacy- en cookieverklaring Stichting FIXbrigade Nederland

Bij bezoek van onze website, als je contact met ons opneemt of als we een samenwerking aangaan, ontvangen we gegevens over jou. Het is onze plicht om daar zorgvuldig mee om te gaan. We zorgen dat we zo min mogelijk gegevens gebruiken en opslaan. Als we ze opslaan doen we dit veilig.

Heb je vragen over privacy of deze verklaring? Neem dan contact met ons op via info@fixbrigade.nl.

1. Inleiding

Stichting FIXbrigade Nederland verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar activiteiten, projecten en samenwerkingsprogramma’s met gemeenten, maatschappelijke organisaties en lokale FIXbrigades.

Wij gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens en verwerken deze in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten betrokkenen hebben.

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

Stichting FIXbrigade Nederland
Jaarbeursplein 22
3512 AP Utrecht

E-mail: info@fixbrigade.nl
Website: www.fixbrigade.nl

Voor vragen over privacy of verzoeken rondom persoonsgegevens kunt u contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken voornamelijk zakelijke contactgegevens van personen die betrokken zijn bij onze activiteiten, projecten en samenwerkingsprogramma’s.

Dit kan onder andere gaan om:

• naam

• organisatie

• functietitel

• zakelijk e-mailadres

• zakelijk telefoonnummer

• foto’s of ander beeldmateriaal

In sommige gevallen verwerken wij aanvullende gegevens wanneer dit nodig is voor deelname aan projecten, bijeenkomsten of subsidieprogramma’s.

Wij verwerken in principe geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is voor een specifiek project en daarvoor een geldige grondslag bestaat.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• communicatie over projecten, activiteiten en bijeenkomsten

• samenwerking met partners, gemeenten en maatschappelijke organisaties

• het organiseren en uitvoeren van projecten en programma’s

• kennisdeling binnen het netwerk van FIXbrigades en energiehulporganisaties

• rapportage en verantwoording richting subsidieverstrekkers

• het onderhouden van een netwerk van betrokken organisaties en professionals

De verwerking vindt plaats op basis van:

• gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld voor samenwerking en netwerkcontacten)

• uitvoering van een overeenkomst of project

• wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld subsidie- of administratieverplichtingen)

• toestemming, indien dat specifiek nodig is

5. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze activiteiten.

Dit kan gebeuren met:

Samenwerkingspartners binnen subsidieprogramma’s

In het kader van bepaalde subsidieprogramma’s werkt Stichting FIXbrigade Nederland samen met Stichting Energiebank Nederland.

Voor de uitvoering van deze programma’s kunnen zakelijke contactgegevens van betrokken personen worden gedeeld of toegankelijk zijn voor deze partner, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van gezamenlijke activiteiten.

De partijen hebben een verwerkersovereenkomst binnen het subsidieprogramma afgesloten.

Samenwerking met gemeenten en lokale initiatieven

In het kader van onze activiteiten werken wij samen met gemeenten, lokale FIXbrigades en andere maatschappelijke initiatieven.

Wanneer dit bijdraagt aan de uitvoering van projecten of ondersteuning van inwoners, kunnen wij zakelijke contactgegevens van betrokken personen delen met deze partners, bijvoorbeeld om samenwerking mogelijk te maken of om een contactpersoon met elkaar in verbinding te brengen.

Wij delen in dat geval alleen de noodzakelijke contactgegevens (zoals naam, organisatie en e-mailadres) en uitsluitend wanneer dit relevant is voor het betreffende initiatief of de samenwerking.

Deze partners hebben geen toegang tot ons CRM-systeem.

Subsidieverstrekkers en overheden

Wanneer dit nodig is voor rapportage of verantwoording van subsidies.

IT-dienstverleners

Voor hosting, beveiliging en het beheer van onze digitale systemen.

Wij delen geen persoonsgegevens met derden voor commerciële doeleinden.

6. Gebruik van een CRM-systeem

Stichting FIXbrigade Nederland maakt gebruik van een relatiebeheersysteem (CRM) voor het beheren van contactgegevens van betrokken organisaties en personen.

Dit CRM-systeem wordt beheerd door Stichting FIXbrigade Nederland.

In het kader van specifieke subsidieprogramma’s kan een samenwerkingspartner toegang hebben tot relevante contactgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van gezamenlijke activiteiten.

Contactgegevens kunnen na afloop van een subsidieprogramma worden gebruikt door Stichting FIXbrigade Nederland en betrokken partners voor vervolgactiviteiten en verdere samenwerking die aansluiten bij het oorspronkelijke doel waarvoor de gegevens zijn verzameld.

7. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld.

In het algemeen hanteren wij de volgende uitgangspunten:

• contactgegevens van samenwerkingspartners: zolang deze relevant zijn voor samenwerking en netwerkactiviteiten

• project- of subsidiegegevens: conform de bewaartermijnen van subsidieverstrekkers of wettelijke verplichtingen

• financiële administratie: minimaal 7 jaar (wettelijke verplichting)

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang.

Wij nemen bijvoorbeeld de volgende maatregelen:

• gebruik van beveiligde opslag en versleuteling waar mogelijk

• sterke wachtwoorden en tweefactor-authenticatie

• regelmatige back-ups van digitale systemen

• beperkte toegang: alleen bevoegde personen hebben toegang tot persoonsgegevens

• instructies en bewustwording voor medewerkers over zorgvuldige omgang met persoonsgegevens

9. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben het recht om:

• inzage te krijgen in hun persoonsgegevens

• onjuiste gegevens te laten corrigeren

• persoonsgegevens te laten verwijderen (onder voorwaarden)

• bezwaar te maken tegen verwerking

• verwerking te laten beperken

• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Verzoeken kunnen worden ingediend via info@fixbrigade.nl.